メールをなくそう! ~僕はもう返信しない~

メールをなくそう! ~僕はもう返信しない~

どうも、さむらいです。

みなさん、日々どーでもいいメールを受け取ってませんか? 受け取ってますよね?
いいや、受け取っているハズだ。

うん、受け取っていることにしよう。。。

メールって返信のラリーが続くと、過去にどんな経緯でその結論に至ったかまったく分からなくなります。さらにはそのメールを受け取った人にしか情報が伝わらないことが多いですよね。結果、過去に出た結論がそのままの形では新しく入社した人には引き継がれない……な~んてことも。

そんなことが多々あるものだから、また同じことを説明しなきゃいけなくなる。。。

こういったことが続くものだから、とにかく僕はメールが嫌い!

何より「未読が◯件あります」という表記が大嫌いなので、全部読んで既読にしています。
中にはどーでもいいメールまで既読!!

というわけで、『なんでもかんでもCCに入れて、情報共有と言う名の“ゴミ”を増やすのはやめにして、必要な情報を必要なだけコミュニケーションツールに入れようぜ!』ということを推進したいと思います。

そこで今回は、最近使い始めたツールと、その使い勝手をつらつらと書いていきます。

Skype

もはや説明不要の老舗中の老舗ツール。
クライアントインストール型が嫌いだし、何より今クラウドでやらなくてどうすんの、ということでベータ版のWeb Skypeを使ってみました。

見た目は非常にシンプル。「メイン機能はチャットです」という主張が滲みてでおり、そんな“割りきった感”が好感を覚えます。
しかし、少し込み入ったことをやろうとすると、「あれ、どこであの機能使うんだっけ」となりがち。。。

画面共有も簡単だし、開発をお願いしている外部パートナー企業が使っているからということで使い始めてみたものの、つい先日「うちの社内ツールは今後、ChatWorkにします~」と宣告され、あえなく利用中止の憂き目に。さようならSkype。

ちなみに日本では「スカイプ」と呼んでますが、ベトナムでは「スカイピー」と呼ばれています。
英語読みに近いのは後者なので、きっとそれが世界的な読み方なんでしょうね。

ただし、業務で「スカイピー」って呼び合うには、いささかファンシーな感じが否めません。その読み方は日本人には合わないかもね。

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ChatWork

前記の「Skype」の代わりに使い始めたばかりの「ChatWork」。まだ日も浅いこともあってか、あんまり深くは書けないません。
しかし、巷では「タスク管理もできるし、いいんじゃない?」と噂は聞きます。

でもコミュニケーションツールなの? タスク管理ツールなの?

いろいろできるのは素晴らしいことなのですが、インターフェース的には少し情報量が多すぎて、さむらいには Too Much な感じです。普段使いはシンプルが一番。

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Slack

ここ数年で勢いを伸ばしているのがこの「Slack」ですね。bot と連携したり、他サービスと連携したりといろいろ便利になってきたことが要因なのではないでしょうか。

しかし、まだメニューが英語いうこともありローカライズ未対応。英語に抵抗がある方々には少しハードルがあるかも知れませんね。
ただし、ネットを検索すれば「Slack」を便利に使うための情報がたくさん落ちているので、結構スタンダードなツールとして普及していくんじゃないでしょうか。え、もう十分流行っているのかな?

基本インターフェースは左側にチャットのチャンネルリストと、ダイレクトメッセージ送信用のユーザーの一覧、左側には選択したチャンネル or ユーザとのチャットの履歴が表示されます。

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スニペット機能を使えば、書いたコードのレビューをチャットとは別にデータ添付の要領で受け渡しもできるし、会議前には「Slack」のプライベートチャンネルを作成した上でアジェンダを記載し、打ち合わせの内容に応じて、議事録を書いていくことだって可能です。

その場にいなくても遠隔からリアルタイムで参加できるので、非常に便利ですね〜。

「Slack」上で作成した議事録は、打ち合わせ終了後に「Slack」からテキストファイルに変換してダウンロードし、それを社内サーバにアクセス権限をつけてアップロード。それが完了したら大元の「Slack」のチャンネルから議事録を消しておけば、セキュリティの面でも万全と言えます。

上の三つでメールがどう変わったか

上記三つのツールで運用してみたことで、現段階のメール代替手段筆頭は「Slack」となりました。
具体的には以下のような運用方法で回しています。

1.アップデート作業に関するやり取り
今までは各サービスのアップデート日に作業開始や進捗・完了の報告もメールで行っていました。しかし終始「Slack」で対応することにより、かなり作業効率が上がったと開発部から喜びの声が上がっています。ひとまずこれは成功。

現時点で主だった課題もないため、引き続き使っていくことになるでしょう。

2.情報共有に関するやり取り
現段階ではまだベトナムオフィスと検証内容に関するやり取りが中心にはなっていますが、アップデートに向けた様々な調整を「Slack」で行い、その「Slack」上で履歴を残す運用を実施しております。

メールのような形式的なものを割愛したスタイルになるため、リアルタイムの会話が実現しています。これにより、画像を送ってもすぐにその場で確認が行えるし、会話開始から結論が出るまでのスピードがとにかく早くなりました。

これがメールでやり取りしていたら……。想像するとゾッとします。
もはやメールには戻れません。

これだけメリットづくめの「Slack」ですが、未だに社内の一部はメールで連絡してきます。。。

そんな時は迷わず「Slack」で返事を書いています!

というわけで、さむらいはもはやメール、返しませんから。
ダメ。絶対(いや、返信しろ!)。

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