距離も縮まる魔法のツール|『Realtime Board』を使ってみた

  • 2017年5月26日
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距離も縮まる魔法のツール|『Realtime Board』を使ってみた

私が所属する開発チームでは通常の開発・検証業務の他、個々で得た情報の共有を重要視しています。その情報というのは会議や会議自体の資料の共有はもちろんのこと、アイデア出しやそこから派生するブレインストーミングの共有も行っております。

ただし、チームメンバーの中にはリモートで働くワークスタイルを選択するもおります。開発・検証といった通常業務に関してはまったく支障はないのですが、こと情報共有に関してはリモートワークだからこその課題というものも少なからずあります。
これはチームメンバーの共通認識であり、アイデア出しやブレインストーミングが捗らないといったこともしばしば。

ショーケース・ティービーの会議室壁面はホワイトボードになっており、移動型のものよりも大きく使うことができるのですが、実際に会議の模様をリモートのカメラで動画共有してみたところで見にくい。。。というか、ほぼ見えていないないです。

これではミーティングの場が盛り上がっていたとしても、リモートワーカーたちには疎外感を与えかねませんし、「いい会議だった」という感動の共有もままなりませんよね。その温度差が大きければ大きいほど、ストレスも溜まることでしょう。。。

少しでも情報共有が捗れば……、少しでも感動を分かち合えれば……。
こういったリモートワーカー自身、そしてリモートワーカーを抱えるチームにとって役立つであろう、課題解決の方法がありましたのでご紹介いたします。

それは『RealtimeBoard』です。
<参照:https://realtimeboard.com/app/

『RealtimeBoard』で何がどう変わる?

『Realtime Board』には無料版と有料版とがあり、無料版は残念ながらメンバー3人分でしか使えられないです。
しかし、それでも『Realtime Board』は優れていると言い切れるサービスだと思っておりますので、ここでストロングポイントをご紹介します。

①デザインいろいろ、使っていて楽しいツール

デフォルトで用意されているテンプレートもいくつかあるのですが、用途によってはデフォルトでは収まりきれない場合も考えられます。
しかし、『Realtime Board』では自由にテンプレートをデザインすることができ、チームのミッションに応じたテンプレートを作成することができるんです!
なお、下の画像はデフォルトで用意されているテンプレートです。デフォルトでも十分すぎる量ですよね。

②複数メンバーの同時修正もなんのその

ツール名称のとおり、リアルタイムで共有メンバー全員が同時修正、追加も可能です。
私たちのチームではミーティングをしながら各々が書き込みをしながら活用しています。
画面共有が前提なので、外部メンバーに疎外感を与えることなく、どんな環境であれ “全員参加” のミーティングが行えるんですね。

③意見交換などでも大活躍する付箋メモ

これまでホワイトボードを活用した会議などでは、実際に手書きで作成した付箋を使い、貼ったり移動したり剥がしたり……そんな会議を行っていました。しかし、リモートワーカーには付箋内に書かれた内容は読み取れないですよね。おそらく色の付いた紙をただ動かしているだけにしか映らなかったハズです。なによりも遠隔地の参加者は書くことも許されませんし。
しかし、『Realtime Board』の場合、画面上の付箋でメモ書きを貼ったりすることができ、意見交換も容易に行えるんですね。
このツールを使ってからというもの、社内外での意見交換が活性化するといった、副次的な効果も見られました。

④いつでもチャットで距離縮まる!

通常のチャットはもちろんのこと、ビデオチャットも可能なため、ミーティング参加者の距離感がグッと縮まります。
ビデオチャット中でも画面共有が行えるので、これまで不便さを感じたことがありません。

⑤ミーティングで活用した画面がそのまま資料に!

ミーティングで使用した画面などにフレームをつけてさえおけば、カンタンにPDF化することだってできます。ミーティング後に改めて議事録を作成する必要もなく、あいにくミーティングに参加できなかったメンバーへの共有も容易です。
アイデア出しやブレインストーミングに限らず、開発の設計などもチーム内での話し合いの結果を『Realtime Board』に書き込みさえすれば、簡易的な仕様書がその場で完成してしまうんですね。

⑥共有内容の幅も広くなる!

『Realtime Board』ではWebサイトのキャプチャが簡単に作成できるんですね。URLを入力するだけで、Webページのキャプチャを作ってくれます。動画も同様の手順でキャプチャ可能。
これが意外と便利で、ネットで見つけた情報や技術の説明をしてくれている動画などをキャプチャして共有することができ、動画視聴を可能にしてくれています。
また、『Realtime Board』内でのコメント機能も付いているので、共有コンテンツに対してお互いの意見交換も簡単です。
Google DriveやCloud、slack、Jiraなどでの連携もできます。

ちなみに私たちのグループでは、『Realtime Board』の活用をミーティングの場だけに留めておりません。
個々のタスクを付箋管理しているので、上司や他メンバーがすぐに状況把握を行えるようにしているんです。もし自分のタスクが危機的状況に陥ったとしても、メンバーからのヘルプ支援のコメントがもらえる環境にもなっています。
これは元々のチームワークが良かったせいかもしれませんねw

なお、『Realtime Board』はデスクトップでの活用はもちろんのこと、スマホ版だって用意されているんですね。一応、各バージョンを下記に記しておきます!

<デスクトップバージョン>
IE 11 以上
Firefox 31 以上
Chrome 31 以上
Safari 7 以上
Opera 26 以上
<モバイルバージョン>
iOS Safari 7.1 以上
Android Browser 4.4 以上

※なお、バージョンに関する情報は以下のブログに詳しく書かれておりますので、ぜひご参考ください。
<参照:TRAVELING DESIGNER’S TIPS『Realtime Boardでアイデア管理「便利すぎ!」』>

私たちのようなチーム内にリモートワーカーがいるような場合はもちろん、議事録作成に工数をかけすぎているチームや、そもそもアイデア出しなどが盛り上がっていないといったことでお悩みのマネージャーがいらっしゃるようでしたら、まずは試してみてださい!
「チームワークには自信がある」という場合でも、さらに改善するかもしれませんよ!!

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