Googleスプレッドシートを駆使した課題管理表で生産性アップ (1回目)

Googleスプレッドシートを駆使した課題管理表で生産性アップ (1回目)

私の所属するWebソリューション事業部では、2016年から課題管理表を用いた生産性向上の取組みを始めました。
私が作成して現在でも運用している課題管理表の現行バージョンをご覧ください。

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一部内容はぼかしています。

高速PDCAサイクル実現のための見える化作業

本稿の目次冒頭でも述べましたが、なぜ課題管理表なのかというと、Webソリューション事業部の大きな特徴として、ハイペースでPDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)を回しながら、少人数で最大限の「結果」を生み出すことが必須となっています。

昨年までも各サービスのPDCAを徹底し、サービスの進化と改善を繰り返すこと自体は実施できており、その「結果」は共有・可視化されているのですが、その結果まで到達する過程が担当者以外は不透明であったため、「他のサービスに成果を活用できない」、「同じ失敗を他の事業で繰り返す」という状態に陥っていました。

つまり、結果は出ているのはわかるのだが、誰がどのような仕事をしたことで、良い結果に結びついたのか共有がなされていませんでした。

この「結果までの導線」の不透明さを改善するために、2016年から課題管理のメンバー共有を開始することになりました。

課題管理表は数多くテンプレートはWebを検索すればたくさん出てきます。それを拝借して運用することも考えましたが、イマイチ自分の中でこれは使える!という課題管理表が見つかりませんでした。

ということで、Webに転がっている課題管理表は参考にしながらも、自作で課題管理表を作成することにしました。自作の課題管理表では、次の5つの項目を重視するようにしました。

  • 各メンバーが持っている課題を1つに集約すること
  • メンバー全員が利用する表なので、Googleスプレッドシートを使うこと
  • メンバー全員が利用する表なので、誰でも入力しやすく、わかりやすい表であること
  • 上長が課題の内容とステータスを把握する際、ビジュアルで判断でき理解しやすい表であること
  • 課題管理表の作成に工数をとられたくないので、極力計算式は単純にしたい

これをふまえて、さっそく課題管理表を作成していきます。

課題管理表のベースを作ります(Ver 1.0)

課題管理表の必須項目

課題管理表としては、以下の4つの文を満たせば問題ないと思います。

・「○月○日に発生した、××という課題」を、誰が、いつまでに、どのような施策で解決するのか。
・その課題が現在「どの程度進んで」いるのか、進捗状況
課題が解決した日は「●月●日」か。
・「課題は解決されたか?」「次は何をするのか?」など、課題解決に関する結果

これを基に課題管理表のベースを作ります。

ベースとなる項目は、以下の通りです。

ポイント項目化
○月○日に発生した、課題発生日
××という課題を、課題内容
誰が、担当者
いつまでに、完了予定日
どのような施策で解決するのか。解決策 / 作業内容
どの程度進んでいるのか。進捗度
課題が解決した日はいつで、課題解決日
その結果、どうなって次は何をするのか。決定事項 / 結果

こんな感じの課題管理表のベースが出来上がりました。ここからはチームの特性に必要に応じての追加するしないがわかれる項目になります。うちの事業部では以下の項目を追加しました。

サービス名

・複数サービスの課題を管理しやすくするために、課題の対象サービスをリストから選択できるようにします。Googleスプレッドシートでもリスト選択形式の入力は可能です。可能なのですが、機能のメニューや使い方がわかりにくいので、最初だけ説明しますね。

リスト選択入力の方法(サービス名のリスト選択)
最初に、課題管理表の一番左に列を追加して、項目名に「サービス」と入力します。

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次に新しいシートを作ります。スプレッドシートの左下、+ボタンをクリックし、シート名はわかりやすく変更しましょう。ここでは、「課題管理_リスト一覧」としました。

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新しく「課題管理_リスト一覧」シートができたら、このシート内にリストで表示したいデータを縦に一列入力していきます。

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入力し終えたら、先ほどの課題管理表に移動して、リストで入力したいセルをドラッグで選択して、メニューの[データ] > [検証] を選択します。

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選択するとダイアログが出るので、条件は「リストを範囲で指定」を選び、その右の「データの範囲を選択」(マス目のアイコン)をクリックします。

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クリックすると「データ」というダイアログに変わり、ここリストにする範囲を決定します。

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シート:課題管理_リスト一覧に移動して、該当箇所をドラッグ、OKをクリックします。

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OKをクリックすると、先ほどの画面に戻ります。戻りますが、リストの範囲指定が入っている状態になりますので、そのまま保存をクリックします。

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課題管理表に戻ると、項目:サービスの列のセルに、下三角のアイコンが表示されていますね。

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これをクリックすると、

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このようにリストからサービス名を選択して入力することが可能になり連番だけではなく、サービス名と番号(AA-12)の形式での管理を可能にしました。

他に追加した項目を紹介すると、

重要度

・それぞれが複数の持っている課題に対して、プライオリティがどの程度かを可視化する目的で、A~Eの5段階を選べるようにし、リストで選択できるようにしています。
 ※ここは各メンバーの感覚により、重要度は上下してしまいますが、一種の目安として項目に入れました。

課題進捗の一覧表

・各サービスの課題の総数、完了数、残数、保留数をまとめる簡易的な表を冒頭に追加しました。

課題完了までの期間

・課題の発生から完了までの期間を入れました。短期的な課題なのか、長期的な課題かの、可視化のためです。

これで概ね、私の事業部で必要とする項目は網羅することができました。
ですが、私が理想とする、ビジュアルで判断でき理解しやすい表になっているわけではありません。

とにかく気になるのは、「課題の進捗」が「未着手」「対応中」「完了」「保留」の4段階しかないこと。この4つのステータスでは、「やっていない」「やっている」「終わった」はわかるのですが、本当に知りたいのは、その課題を「どれくらいやっているのか」ということです。

ここを可視化するためにも、次は、進捗度の細分化と可視化のビジュアルでわかりやすくしていこうと思います。
(次回に続きます→)
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