入社前に覚えておきたかったGmailの時短技(スピード仕分け術)

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前回に引き続き作業効率UPのために役立つGmailの時短技を紹介します!

今回は前回ちらっと紹介した「マルチ受信トレイ」と「ラベル管理」の合わせ技でメールをスピード仕分けする方法を書いていこうと思います。

メールチェックで最も時間をかけたくないのは?

メールチェックでよくやりがちなのが、

  • たくさんメールがきてどんどん溜まっていく
  • どのメールに返信したっけ?
  • 早く対応しなきゃいけないメールが埋もれてどれかわからない
  • 過去のメールを検索したいけどうまく見つけられない

・・そうだ!メールを整理しよう!

ということで、フォルダ分けやカテゴリ分けなどをしてメール整理をしがちです。

ですが、個人的にメール整理をする時間は最も無駄な時間の使い方だと思っています。

つまり、メール整理に時間をどれだけかけずにいかに効率よく整理できるかがメールチェックの時間を短縮できるキーポイントだと考えました。

そこで、時間をかけずにサクッとメールが整理できる方法を色々実践してみて、今の形に落ち着きました。

いつも受信トレイはすっきり空っぽに

まずは私のメールボックスを見てください!
image08

すっきり!

結構この受信トレイゼロを推奨して紹介してくれてる人が沢山いたので実践してみたところ、本当に良かったです。私も一番におすすめしたいです。

そして、この形が一番最小限の動きでメール整理を行うことができます。
なにもカスタマイズしていない時と比べてメールチェックの時間は雲泥の差で早くなりました。

実際にやってみよう

STEP1:返信したらアーカイブ

まず、[歯車マーク]→[設定]→[全般]で、返信したメールを必ずアーカイブするように設定します。
image06

これで返信したら受信トレイから消えるので(ラベルが付いて無いアーカイブメールになる)返信し忘れ防止に最適です。また、受信トレイゼロへの第1歩です。

STEP2:最強のラベル+フィルタ設定

次に[ラベル]の設定。ラベルは「フォルダ分け」のようなイメージです。

・・・あれ?冒頭でフォルダ分けの整理は時間の無駄と言ってたのに?

それは沢山ラベルを作ってしまったら、の話です。
必要最低限のラベルですっきりとまとめましょう。

ではどうラベルをつけるべきか?

  • 絶対返信が必要なメール(重要メール)
  • 下書き
  • 必ず何度も見返すメール
  • 未読
  • スルー

私はこうラベルづけしました。
しかし、よくよく考えたら「下書き」「何度も見返す=スター」「未読」はすでにGmailがフィルタリングしてくれていたので、最終的にラベルとして作成したのは「重要メール」と「スルー」だけでした。
 
では、なぜこのようなラベルづけにしたのかと言うと、

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