入社前に覚えておきたかったGmailの時短技(スピード仕分け術)

入社前に覚えておきたかったGmailの時短技(スピード仕分け術)

前回に引き続き作業効率UPのために役立つGmailの時短技を紹介します!

今回は前回ちらっと紹介した「マルチ受信トレイ」と「ラベル管理」の合わせ技でメールをスピード仕分けする方法を書いていこうと思います。

メールチェックで最も時間をかけたくないのは?

メールチェックでよくやりがちなのが、

  • たくさんメールがきてどんどん溜まっていく
  • どのメールに返信したっけ?
  • 早く対応しなきゃいけないメールが埋もれてどれかわからない
  • 過去のメールを検索したいけどうまく見つけられない

・・そうだ!メールを整理しよう!

ということで、フォルダ分けやカテゴリ分けなどをしてメール整理をしがちです。

ですが、個人的にメール整理をする時間は最も無駄な時間の使い方だと思っています。

つまり、メール整理に時間をどれだけかけずにいかに効率よく整理できるかがメールチェックの時間を短縮できるキーポイントだと考えました。

そこで、時間をかけずにサクッとメールが整理できる方法を色々実践してみて、今の形に落ち着きました。

いつも受信トレイはすっきり空っぽに

まずは私のメールボックスを見てください!
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すっきり!

結構この受信トレイゼロを推奨して紹介してくれてる人が沢山いたので実践してみたところ、本当に良かったです。私も一番におすすめしたいです。

そして、この形が一番最小限の動きでメール整理を行うことができます。
なにもカスタマイズしていない時と比べてメールチェックの時間は雲泥の差で早くなりました。

実際にやってみよう

STEP1:返信したらアーカイブ

まず、[歯車マーク]→[設定]→[全般]で、返信したメールを必ずアーカイブするように設定します。
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これで返信したら受信トレイから消えるので(ラベルが付いて無いアーカイブメールになる)返信し忘れ防止に最適です。また、受信トレイゼロへの第1歩です。

STEP2:最強のラベル+フィルタ設定

次に[ラベル]の設定。ラベルは「フォルダ分け」のようなイメージです。

・・・あれ?冒頭でフォルダ分けの整理は時間の無駄と言ってたのに?

それは沢山ラベルを作ってしまったら、の話です。
必要最低限のラベルですっきりとまとめましょう。

ではどうラベルをつけるべきか?

  • 絶対返信が必要なメール(重要メール)
  • 下書き
  • 必ず何度も見返すメール
  • 未読
  • スルー

私はこうラベルづけしました。
しかし、よくよく考えたら「下書き」「何度も見返す=スター」「未読」はすでにGmailがフィルタリングしてくれていたので、最終的にラベルとして作成したのは「重要メール」と「スルー」だけでした。
 
では、なぜこのようなラベルづけにしたのかと言うと、

  • 返信するか・返信しないか
  • すぐ返信するか・後で返信するか

この2つで判断しました。
この判断がすぐにできるように整理されれば、何も考えずにメールを処理していくことができます。つまりこういうことです。

  • 絶対返信が必要なメール(重要メール)→すぐ返信する
  • 下書き→後で返信する
  • 必ず何度も見返すメール→返信はしない(無駄なメール検索の時間を削減)
  • 未読→未対応
  • スルー→返信しない

ここで1つ注意したいのが、ラベルを作成しただけではメールの分類はまだ全て手作業ということです。

ラベルとセットで設定すべきは「フィルタ」の作成です。
フィルタの設定をすることでメールの自動振り分けがされます。これではじめてラベル設定が活きるわけです。
ちなみに、よくラベル+フィルタで検索すると検索機能のために行うGmailの使い方みたいな紹介が多いのですが、結局メールが沢山になってきたらラベルも沢山になってきてなんてことになっては整理する時間が増える一方で本末転倒です。

フィルタも最小限で作成しましょう。

私が作ったフィルタは「絶対返信が必要なメール」と「スルーしていいメール」に振り分けるためのフィルタ2つです。

フィルタの設定は特定のメールからと検索部分から作成できます。修正したい場合は[設定]→[フィルタ]でできます。
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ここでの最大のポイントは

  • 重要メール→迷惑メールにしない、ラベルを付ける
  • スルー可能メール→受信トレイをスキップ(アーカイブする)、ラベルを付ける

とにかくシンプルに仕分けること。
ついつい細かい設定ができるので色々やりたくなりますが、我慢です。

STEP3:これだけは有効で!(マルチ受信トレイ)

[設定]→[Labs]内にはいろんな便利機能β版が提供されています。その中でも「マルチ受信トレイ」は必ず有効にしてください。
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マルチ受信トレイとは?

通常の受信トレイの横や上下にフィルタリングした受信トレイを最大5個まで並べることができ、表示件数も自由に変更できるものです。

有効にすると、[設定]画面上に[マルチ受信トレイ]の項目が追加され、設定ができるようになります。
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設定は、検索キーワードにフィルタリングの条件、パネルのタイトルに表示したい名前を入力するだけです。追加パネル位置は右側がおすすめです。
この設定によって、圧倒的に画面遷移がなくなって操作もサクサクできるようになります。

フィルタリングの条件設定(とりあえず私が使っているものだけ紹介)

  • label:ラベル名 : 作成したラベルに割り振られたメール
  • is:drafts : 下書きフォルダ内メール
  • is:starred : スターつきメール
  • is:unread : 未読フォルダ内メール

この他にもまだ色々と細かく設定できます。(参考:GmailTips #19[http://www.g04.com/misc/GmailTipsComplete.html])

STEP4:最終仕上げはALL非表示+アーカイブ

最後にとっても大事なのが、余計な要素は取り除くことです。

Simple is Bestです。

というわけで、ラベルリストは全て非表示にします。
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マルチ受信トレイで受信トレイ上に必要なラベルは全て並んでいるわけですから、ここに表示する必要はないですよね。

ここまでくるとほぼほぼ準備は整いました!

最後はメールを読む際にクセづけてほしい「アーカイブ」です。
スレッドを開いてメールを読んだらeを押してアーカイブしましょう!

まとめ

  • まず未読メッセージを確認
  • あとで読み返しが必要でないもの以外は全てアーカイブ
  • 重要メール(要返信メール)は返信が必要なくなった時点でラベル変更(もしくはラベル削除)+アーカイブ
  • 後で返信が必要なものはとりあえず返信→下書き保存で返信完了したらアーカイブ
  • 受信トレイはその日のうちに全て処理してゼロに!
  • 結論、処理が終わったらアーカイブ(e)を忘れずに!!!

この受信トレイゼロで未処理も一瞬で判断できて、メールの仕分けも驚くくらい早くなります。

もちろん、個人によって使い勝手は差があると思いますが、メール整理に悩んでる!という方はぜひ参考にしてみてください。

それでは、また!

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