Googleスプレッドシートを駆使した課題管理表で生産性アップ (2回目)

Googleスプレッドシートを駆使した課題管理表で生産性アップ (2回目)

前回は、課題管理表を運用し始めた理由、課題管理表のベースの作成から、私の事業部で必要な項目を追加したりのカスタマイズを行いました。全体の目次はこちらになります。

前回までの課題管理表はこんな感じです。

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今回は、今回課題管理表を運用していくにあたり重要な項目「進捗度」の細分化と可視化のカスタマイズを深く掘り下げていこうと思います。

「進捗度」の細分化と可視化

まずは前回から気になっていたこと。課題の「進捗度」が「未着手」「対応中」「完了」「保留」の4段階しかない。この4つのステータスでは「やっていない」「やっている」「終わった」の状況はわかるのですが、それよりも知りがっていたのは、「その課題がどれくらいやっているのか」ということ。つまり課題解決の意思と進捗の程度の可視化を求められていたので、そこに重点を置きました。

では、さっそく課題管理表をカスタマイズしていきます。

進捗グラフの作成

ここでやりたいことは、進捗度を、未着手から始まり、5%刻みで完了まで追いかけられることです。

まず、項目:進捗度(J列)の右側に20列追加します(K~AD列)。追加した20列は表示領域を細くしておきます。

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次に、前回のサービス名の一覧リストと同様に、進捗度合のリストを作成します。シートも前回と同様、シート:「課題管理_リスト一覧」に追記していきます。

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リストの作成がおわったら、課題管理表に戻って、項目:進捗度で選択できるようにします。
進捗をステータスを操作するセルを選択して(ここではJ列)、メニューのデータから 検証 > 条件のマス目のアイコンをクリックして、リスト一覧で先ほど作成した進捗度リストをドラッグして、

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OKをクリック、保存をクリックです。

そうすると、進捗度を5%刻みで選択することができるようになりました。

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進捗度のリストとグラフを紐づける

進捗度をリストから選択できるようになったら、次に選択された進捗度に応じて、追加した20列をグラフとして扱い、進捗度に合わせて必要な列に色を付けていく作業をします。

ここでは、Google スプレッドシートの「条件付き書式」を活用します。それではリストとグラフの紐付をしていきましょう。

スプレッドシートのメニューから、表示形式 > 条件付き書式 を選択します。

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するとスプレッドシートの右側に「条件付き書式設定ルール」という設定画面が表示されます。

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このルールで、進捗度の5%~95%の5%刻み、完了、保留時の設定を行っていきます。ここで先ほど追加した20列が効いてきます。というのも進捗度を、5%刻みで100%(完了)まで到達させるには 100 ÷ 5 = 20 の目盛りが必要になります。この1目盛り=5%を表現するために、細い列を20個用意して、1列 = 5%として表現するためです。

作業の例として、「進捗度が15%のとき、目盛り3つ分をグリーンの背景色で塗る」ための作業を行います。

まずは、「条件付き書式設定ルール」から、【範囲に適用】のマス目アイコンをクリックします。
課題管理表のグラフ部分から15%分のセル(3列分 = K列~M列)を選択します。

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選択できたら、OKをクリックします。

次に、【書式設定のスタイル】で背景色をグリーンにします。デフォルトがグリーンの可能性があるので、その場合はそのままでOKです。

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そして、条件の設定をします。【セルの書式設定の条件…】から、「カスタム数式」を選びます。

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進捗度を選択するセル(J列)を選び、進捗度15%の値をイコールで繋ぎます。

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  15%の場合のカスタム数式 =$J7=0.15
  75%の場合のカスタム数式 =$J7=0.75
  完了の場合のカスタム数式 =$J7=”完了”

という感じです。
ここまでそろったら、完了ボタンをクリックします。これで進捗度:15%の場合、3目盛り分グラフがカラーリングされるようになりました。

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あとはこれをひたすら進捗度5%~100%(完了)と保留の分繰り返します。全ての条件を設定すると、リストから進捗度を選択するだけで5%刻みの進捗グラフが自動で伸び縮みする表が完成しました。

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私たちの事業部では、ここまで作成した表をもとに、課題管理表バージョン1.0として運用を開始しました。ここで課題管理表の作成自体は終わりましたが、正直言うと運用し始めてからが本格的な課題管理のブラッシュアップに入ります。

まずは、メンバー全員に使ってもらい課題が入力しやすいか、管理・マネジメントする側で見やすさや管理のしやすさはどうかのフィードバックを随時受け付けて課題管理表に反映させていくフェーズに入っていきます。

次回は、運用を開始した課題管理表自体をPDCAで回していこうとおもいます。

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