Google Apps(Gmail等)の保存容量が99%になった時の対応

Google Apps(Gmail等)の保存容量が99%になった時の対応

ショーケース・ティービーは、社内メールとしてGoogleAppsのGmailを使っています。

添付メール容量や、imap利用などの利便性を考えて、Gmailを基本的に使いたく、GoogleAppsに切り替えしました。

おかげでGoogleDocsや、スプレッドシート、カレンダーなど、社内のグループウェアとしても便利に活躍してくれていたのですが、Google Apps(ビジネス)の仕様は初回標準30GBなんですね。

Gmailが流動的ですが、導入当初はで30GBもあれば、十分すぎる容量だと考えていました。

容量オーバーの現実

よって、今まで気にしてなかったんですが、Gmailには下の方に現在何%ぐらい使用している表示があります。

↓こういうやつですね。

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見て分かる通り、98%も消費しています。
実はこの直前99%まで行ってました。

2007年から使い始めて全てのメールデータをほぼ捨てずに使っていたので、容量が圧迫したのでしょうね。
確かに数年前のメールなどは見ないが、社外の人とやり取りしたという記録として、ごくたまに使ったりします。
※この取引先の人は最後にやり取りしたのが何年ぐらい前とか・・・

よくよく考えると、添付ファイルが原因ではないかと考えられます。
その昔動画やらFLASHやらを平気でメールに添付して送受信していたので、そういったデータで容量いっぱいになったんだと思います。

容量削減の対策

古いデータとはいえ、メールも貴重な仕事資産です。

スパムと思われるようなメーリングリストなどは消してしまってもいいと思いますが、会社内や社外とのやりとりのメールはできれば消さずに置いておきたい。
だけど、量も膨大すぎて消さなければいけない。

そこで行う手段は大きく3つです。

1、不要データの削除
2、データのバックアップ
3、バックアップ済みの過去データの削除

1、不要データの削除

「全てのメール」などを眺めて不要と思われるメーリングリストやバッチログなどのデータを件名や送信元などで検索して(subject:** , from:**)まとめて削除。
削除する場合は、どれか一つでも選択すると「メッセージ ***件をすべて選択」というリンクが現れるのでそれをクリックしてゴミ箱ボタンを押すだけで大量に削除することも可能です。

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2、データのバックアップ

Gmailの検索窓に以下コマンドで検索
※2014年度のデータ一式
「after:2014-1-1 before:2014-12-31」

これで2014年のメールが全て検索されます。
これに対して、「@2014」という風に2014年という事がわかるタグを付けます。

基本的にデータのバックアップはPCのHDDに保持するようにしました。
互換性があるならなんでもいいのですが、PCのメーラでGmailにアクセスして、先ほど作ったタグが同期されたら、データを保存するという方法で年次のフォルダを保存していけば、確実にデータバックアップができます。

少し手順が多くて面倒ですが、クラウドでの大容量保持は怖いということもあり、バックアップにしています。

3、不要データ(バックアップ済みの過去データの削除)

上記バックアップが完了したら、対象年度のデータを一括削除するだけで、容量が大幅にあきました。

適正なデータ運用

不要なファイルの見分け方は、なかなか難しく、基本的に名刺交換した人のメールは捨て難いと思います。
Gmailはスパム判定機能がまあまあ優秀なので、この点は助かりますが、たまに社内の人のメールなどがスパムフォルダに入っているので、定期的に確認しています。

とりあえず、雑多になりがちなメールboxの整理のためにも年に一度はこの作業を行いたいと反省の念も込めて思いました。

起死回生ツールの存在

上記作業後に、Googleの「データアーカイブ機能」という存在を知ってしまいました。

https://takeout.google.com/settings/takeout

なんと、上記かかった時間が全く無駄!と思えるような機能じゃないですか!!!
このツール、他サービスでもデータ利用ができるように、エクスポートする機能なんですね。
GoogleAppsでも問題なく使えるようです。

とりあえず、セットしてみました。
※データ更新は数時間〜数日かかるらしいので、気長に待つとしよう。
ていうか、すでにバックアップ完了しているのでorz、そんなに気にしてはいませんが・・・

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ちなみに、ヘルプも用意されていて、分かりやすくQ&Aで解説してくれてます。Googleにしては珍しく親切です。
https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=ja

こんな所で「おもてなし」を感じてしまうとは・・・

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