取引先エンジニア用メールのテンプレ書いてみた

  • 2015年7月31日
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取引先エンジニア用メールのテンプレ書いてみた

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どうもakです。
最近、新しいメンバーが加わり多国籍になってまいりました。

この前、目の前で起こっていた「え!そのメール出しちゃったの!」エピソード

まぁ、よくある。うんうん。

「フレンドリーな文面で違う会社の方にメールを送ってしまった!」

という事例・・・・
一回くらいはコレで怒られることもあるんではないでしょうか?

akも社会人一年生の頃はよくやってまぁ・・・・先輩達に怒鳴られました・・・。

日本の企業では同じ用件のメールでも、同じ会社の方に出すのと違う会社の方に出すのとでは
作る文面が変わってくるという、結構な難解なパズルなのです。

サイトを漁ると『ビジネスメール例文集』はたくさんでてきますが、
営業さん向けのものが多く、

「いや、、、ここまで丁寧じゃなくてもいいんだよなぁ」

って思うことがあると思います。

そこで!

エンジニア同士の丁寧なメール雛形

作ってみました。

今回は作業依頼編

シチュエーションは

  • 違う会社のエンジニアさんに作業をお願いする
  • しかも、わりと優先度が高いです
  • 相手の方は頻繁によくお会いする方

エンジニアさんにはありがちなシチュエーションですね。

ポイントは

  • 内容は完結に必要な情報だけを盛り込みます
  • 社外の方なので面識はあっても挨拶は必ずつけましょう
  • へりくだり過ぎてやたらと文章が長くなってはいけません

サンプルと解説

メールサンプル

メールタイトルには必ず【重要】【緊急】など、ステータスがわかる文言をつけましょう。
優先度が高いのかとか、緊急性があるのかの目安になります。

(コピぺ用)

【重要】○○の(作業の)お願い


株式会社 ☆☆(会社名) ▲▲(所属部署)
☆☆様
 
日頃大変お世話になっております。
株式会社ショーケース・ティービーの水樹奈々です。

急なお願いで大変恐縮ですが、○○のご依頼申し上げます。
作業内容は以下の通りとなります。

******************************************************


(作業内容)


*******************************************************

期限は ★月★★日 までにお願い致します。

以上

ご迷惑おかけいたしますが、ご対応のほど宜しくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------
株式会社 ショーケース・ティービー
イノベーション・テクノロジー本部
★★グループ
水樹奈々
〒107-0052 東京都港区赤坂3-21-13 昭栄赤坂ビル4F
(TEL)03-5575-5110
(FAX)03-5575-5118
URL : http://www.showcase-tv.com
mail : @showcase-tv.com
------------------------------------------------------------------------------

これでいいのか?ってくらい必要最低限の文章だけのメールにします。
必要ならばエラーが出ている箇所のキャプチャーを一緒に貼ってあげるのも良いでしょう。

コレで作業短縮されたらいいなぁとおもいます。

次回は作業をしてもらった御礼メール編でお会いしましょう☆

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