Gmailで最強のタスク管理術

Gmailで最強のタスク管理術

みなさんは普段のタスク管理をどのように行っていますか?
何かツールを使う?それとも手帳に書く?付箋に書いてデスクトップにベタベタ貼りますか?

僕がタスクを管理する上で重要視している点は次の4つです。

1.いつでもタスクが目に入る
2.管理が非常にシンプル
3.その場でタスクの追加ができる
4.リマインドができる

過去に様々なタスク管理ツールを利用しましたが、覚えるのが面倒だったり、機能が多すぎたりと、結局億劫になってしまい長続きしませんでした。
(プロジェクトの管理は管理ツールを使いますが)

手帳も使いますが「見る事を忘れる」「書いてあることを忘れる」という本末転倒な事態に陥ります。

付箋を見る事を忘れたりはしませんが、外出先や休日には見る事ができません。

そこで、非常に多いタスクをほとんど漏れることなくパーフェクトにこなすわたくしのタスク管理術を紹介します。

最強のタスク管理ツールはこれだ!!

僕の重要視している4つを完璧に満たしてくれる最強のタスク管理ツールがGmailです。

Gmailでのタスク管理方法

僕が実際に行っているGmailを使ったタスク管理は、Gmailの受信トレイを使うという方法です。

Gmailは通常、メールは受信トレイに溜まります。
その受信トレイをタスク置き場にしているのです。

例えば誰かからこんな依頼がくるとします。

───────────────────────────────────────────────
件名:呑み会場所の予約依頼
本文:来月の呑み会の会場を来週中に予約しておいてね♫
───────────────────────────────────────────────

呑み会の会場を予約するまで、このメールは受信トレイに残します。
予約をしたらアーカイブして受信トレイから消すのです。

受信トレイが空っぽであれば、細々したタスクがない状態というわけです。

では重要視している4つの項目をどのように満たしてくれるのでしょうか。

Gmailがタスク管理に向いている理由

Gmailは僕の重要視している4つを完璧に満たしてくれます。

いつでもタスクが目に入る

幸いにも弊社のメールツールはGmail Businessを利用しています。Gmailの法人向けです。
仕事中はもちろん、会議中でも休み中でも必ずメールを見ます。

もはや呼吸するかのように自然に見ているといっても過言でないほどメールを見ています。
すなわちいつでもタスクが目に入る状態なのです。

管理が非常にシンプル

受信して、終わったらアーカイブする。これだけですから非常にシンプルです。

その場でタスクの追加ができる

会議中だろうが休み中だろうが、タスクが降りてきたり思いついたらその場で自分宛にメールをしています。スマートフォンを手放すことはほとんどないので、どんなときでもタスクを追加できるのです。

リマインドができる

実際はリマインドということではありませんが、いつでも目に入るためリマインドと同じ効果があります。

これだけでも僕には十分ですが、GmailにはさらにToDoリストという機能もあります。
こちらも同時に利用をするとタスク管理が完璧になります。

もし仕事をよく漏らしてしまう・・・とお悩みのかたは、是非試していただきたいと思います。

ちなみに受信トレイが1000件とかになっている人をたまに見かけますが、僕は常に10件以内になるように、こまめに整頓しています。

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