Excelではがき簡単作成|簡易データベースシステム作成

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前回、Excelで顧客管理をするための、簡易データベースシステムを作成して、顧客管理シートを作成する方法を紹介しました。

顧客に対してDMの送付など、はがきを送ることの多い企業も少なくありません。

そこで今回は、これを利用して、簡単に年賀状または、DMなどのはがきを作成する方法を紹介します。

前回のおさらい

顧客管理シートを作成するのに、直に入力して作成していくのも大変なので、データベース化して、簡単に顧客管理を行えるようにしていくといことで、以下のことをやって作成しました。

① 顧客リストを作成する。
② 敬称区分マスターを作成する。
③ DM区分マスターを作成する。
④ 顧客管理帳票を作成する。

上記の4つを使ってデータベースとなるEXCELファイルと帳票となるEXCELファイルとで、分離して作成しました。

はがきを作成してみる

帳票側のEXCELファイルを利用して、はがきを簡単に作成します。

【用意するもの】
・帳票EXCEL
・はがき用Word

現在は、前回の記事で作成してある帳票ファイルだと、以下の図のようになっていると思います。

image17

まずは、はがき用のWordを開きます。

image27

Wordのメニューバーにある、「差し込み文書」を選択します。

image25

左側には「はがき印刷」という機能があります。
こちらを利用します。

この設定は、親切にウィザード形式になっているので、指示に従って選択していってください。

【宛名面の作成】

image10
⇒ 始めましょう : 次へを押下します。

image21
⇒ はがきの種類を選びます : 
・はがきの種類を選択します。
※背景にはがきを表示するのチェックボックスはそのままにしておいてください。
・次へを押下します。

image20
⇒ 縦書き/横書きを指定します : 
・はがきの様式を縦を選択します。
・次へを押下します。

image26
⇒ 書式を設定します :
・次へを押下します。
 
image18
⇒ 差出人の住所を入力します :
・差出人の住所を入力します。

image23
⇒ 差し込み印刷を指定します :
・「宛名に差し込む住所録を指定してください」は、既存の住所録ファイルにチェックして、作成下帳票EXCELを選択します。
・今回作成下帳票には、敬称を用意しているので、「宛名の敬称を指定してください」は(なし)を選択しておいてください。

image16
⇒ 差し込み印刷を指定します :
・参照ボタンを押下するとファイルを選択できますので、顧客管理帳票を選択します。

image07
⇒ 終了です :
・完了を押下します。

image22

上記の様に年賀状が作成できました。

赤枠のコントロール部分を左右に動かすと、作成した帳票の順番で切り替わります。

まとめ

今回は、ざっくりはがき作成の手順を紹介しました。
色々小さの小技を合わせると、システマチックに作業効率化が行うことができます。

年賀状や、DMの作成の工数は馬鹿にならないと思うので、ぜひこういった方法で効率化をしてはいかがでしょうか!image17

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