Excelで顧客管理などをしている営業さんは、数多くいらしゃるかとおもいます。
そんな時、レポートを自動で作成してくれたら便利だなと思いますが、いかがでしょうか？
そこで、今回はExcelを簡易データベースとして利用する方法を紹介します。
Excelデータベース作成
早速Excelデータベースの仕組みを紹介しますが、これは以前投稿した記事のなかで利用している仕組みを使って簡単に作成します。今回作成するのは、顧客管理帳票を作成します。
まずは、Excelデータベース部分の作成をします。
顧客のデータベースを作成します。
Excelファイル名は「DB」とします。
[顧客レコード]
区分系はマスターなので分離します。
[敬称区分]
[DM区分]
全体像
参照側のExcelファイルを作成
それぞれ作成したら、別のexcelを作成します。
「顧客管理帳票」とします。
別Excelファイルから管理Noと、顧客名称を抽出
詳細を説明します。
まず、「管理No」はそのまま「DB」の「顧客レコード」の「No」を参照させます。
別Excelのセル参照は以下のよう名記述になります。
=[別Excel名]シート名!セル指定
例）今回の指定方法
=[DB.xlsx]顧客レコード!A2
↑
参照
↑
[DB]顧客レコード『A2』
このように参照させます。
「顧客名称」も同様です。
別Excelファイルから敬称と、DM区分を抽出
次に、「敬称」の参照方法です。
以前紹介した、VLOOKUP関数を用います。
利用方法は以下の通りです。
=VLOOKUP([別Excel名]シート名!セル指定,[別Excel名]シート名!セル指定,2)
例）顧客レコードの敬称区分の値で、敬称マスタを参照します。
=VLOOKUP([DB.xlsx]顧客レコード!I2,[DB.xlsx]敬称マスター!A2:B4,2)
←参照←
←範囲参照←
これで敬称を抽出します。
「DM区分」も同様です。
別Excelファイルから郵便番号と、住所を抽出
次に、「郵便番号」の参照方法です。
「郵便番号」は「顧客レコード」シートに１、２と分けて管理しているので、文字列結合を使います。
記述方法は、以下の通りです。
文字列の結合には結合したい文字間に&を利用します。
=[別Excel名]シート名!セル指定 & “-” & [別Excel名]シート名!セル指定
例）郵便番号１と郵便番号２の間に”-”を結合します。
=[DB.xlsx]顧客レコード!D2&”-“&[DB.xlsx]顧客レコード!E2
←参照結合←
←結合参照←
これで郵便番号を抽出します。
「住所」も同様です。
まとめ
このように参照先を別Excelファイルから行うことで、データとして利用する部分と表示出力部分とを切り分けることができます。
また、今回利用した関数はExcelを利用する際、頻繁に使いますので覚えておきましょう。
次回は、このリストから、住所録や年賀状を自動生成する方法を紹介したいと思います。
これで毎年楽ですね！