会社でExcelの集計表を作成することって、頻繁にありますよね。売上集計表だったり、商品の受注発注件数表だったりと、なにかとExcelでデータをまとめると思います。そんな中、【支社別の売上集計】や【商品別の件数順位表】など作成したデータの中で抽出した内容を報告を求める上司も多いのではないでしょうか。
そんな時、瞬時に求められた内容を集計し、さらに見やすいグラフも追加もできたら、きっと上司も大喜び間違えなしですよね。今回はそんな際に便利な「Excelで項目ごとにサッと集計し、綺麗なグラフを作るならピボットテーブル」を紹介します。
ピボットテーブルとは？
まず、「ピボットテーブル」とは？という方も多いのではないでしょうか。ピボットテーブルはExcel上のとても便利な機能ですが、「聞いたことはあるけど、触ったことがない」という方も少なくないはずです。多くの集計表は関数を使ってそれぞれの合計値や件数をまとめたりしていますよね。
そんな時にピボットテーブルは活躍するんです。主にピボットテーブルは【あらかじめ作成されているデータを用いて、任意の形式で集計をすることが可能なテーブルを作成する】機能になります。具体的に、任意の形式とは「複数項目を選択して集計」することができます。
Excelで項目ごとにサッと集計し、綺麗なグラフを作るならピボットテーブル
いざ、ピボットテーブルを使用するにも、上記で説明したとおり、まずは土台となるデータ表が必要となります。今回は以下のデータ表「日別商品売上表」を例として使用します。
まず例のデータの内容としては、名前の通り1ヶ月間における日別の商品売上を羅列したものになります。このデータを用いてピボットテーブルを実際に作成してみます。
ピボットテーブルの作成方法
- あらかじめ作成されているデータ上のセルを選択
- 「挿入」タブより「ピボットテーブル」を選択
- 別シートへ、ピボットテーブルが作成
ピボットテーブルを作成すると、「ピボットテーブルフィールド」というウインドが表示されます。
これはフィールドセクションにある、該当するデータ項目（フィールド）を「フィルター」「行」「列」「値」というレイアウトセクションへ追加するためのウインドになります。実際にフィールドをレイアウトセクションへ追加してみましょう。
フィールドをレイアウトセクションへ追加する方法
- フィールドリストから「商品名」というフィールドを選択
- レイアウトセクションにある「行」へドラッグ
- 同様に「売上(千)」というフィールドを選択し「値」へドラッグ
すると、このような集計表を作成できます。
行ラベルには「商品名」、値ラベルには「売上(千)」が反映されました。こちらは、【商品別売上集計】というデータを作成することができました。作成したデータを基にグラフを作成してみましょう。
グラフを作成する方法
- 作成したデータを範囲選択
- 「挿入」タブより「グラフの種類」を選択
- 既に作成されているピボットテーブルを選択
- 「分析」タブより「スライサーの挿入」を選択
- スライサーの挿入メニューより「項目」を選択
今回は【商品別売上集計】のため、「縦棒グラフ」にて作成してみました。
このようにピボットテーブルを用いて作成したデータを使えば、簡単に綺麗なグラフを作成することもできます。
各レイアウトセクションへ追加するフィールドを変えることで様々な集計データを作成することができます。例えば、「行」へ「日付」、「値」へ「売上(千)」のフィールドを追加すれば、【日別売上集計】というデータを作成できます。
そういったデータの場合は「折れ線グラフ」にてグラフを作成することにより【月間の売上推移】としても見ることが可能になります。
次の章ではピボットテーブルで使える「スライサー」について説明します。
ピボットテーブルで使える「スライサー」
ピボットテーブルを作成した上で、とても便利な機能があります。それは「スライサー」という機能です。こちらはExcel2010より追加された機能ですが【ピボットテーブルのデータをフィルタリング】することができます。
実際に先程の例を用いて使用してみますね。
すると、今回項目にて選択した「商品名」のスライサーが挿入されました。
作成した項目を指定するとその項目でフィルタリングされ、データを抽出することができます。
項目ごとに集計を簡単に抽出できるので、すごく便利ですよね。
ピボットテーブルはとても便利
いかがでしょうか。今回はピボットテーブルを用いた簡単なグラフの作成から、スライサーという便利な機能を紹介しました。データの量が多ければ多いほど、このピボットテーブルの便利さを感じられるのではないでしょうか。是非、ピボットテーブルを活用して簡単かつ綺麗なグラフを作成してみてくださいね。