Excelのプルダウンリストを連動させて選択肢を絞り込む方法

  • 2018年3月26日
  • by.perfect

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今回はプルダウンリストについて紹介していきます。

プルダウンリストというのは、書式を統一したり、書き間違いを防いだりするのに便利なシステムとなっています。

書式が統一されていなかったり、データの書き間違いなどがあったりすると、
集計やデータの比較をする際にとても不便になりますので、
情報を管理する際に用いられるケースが多くなっています。

プルダウンリストの基本

プルダウンリストというのは、特定の情報しか入力できなくするというのが基本になっています。

プルダウンリストを連動させるというのは応用編となりますので、
まずはプルダウンリストの基本について紹介していきます。

プルダウンリストの基本図

こちらは街頭アンケートなどでよくあるタイプのデータとなっています。

このデータを参考にすると、性別の欄では「男」または「女」の2パターンのみとなっていますが、
これが「男性」や「女性」となっていたり、職業の欄で「主婦・主夫」や「看護師・看護婦」というような入力ミスがあると
データの集計をする際にとても不便です。

このようなデータの入力ミスを防ぐのがプルダウンリストの目的となっていることが挙げられます。

プルダウンリストの使い方

こちらでは、プルダウンリストの使い方について詳しく紹介していきます。

まずはプルダウンリストを適用させたいセルを選択します。

プルダウンリストを使うために適用セルを選択

このように、今回の場合だとC4のセルからC13までのセルを選択します。

その次は、適用させたいセルを選択したままの状態で、Excel画面の上部にある「データ」をクリックし、
「データの入力規則」から「データの入力規則」をクリックします。

プルダウンリストのデータ書式の出し方

こちらをクリックすると、下図が表示されます。

プルダウンリストのデータ書式の表示方法

この図のように、入力値の種類を「リスト」にすると、プルダウンリストに表示させたい項目を入力する欄が出てきます。

プルダウンリストに表示させたい項目を記入

そして、「元の値」の欄に表示させたい項目を入力します。

項目の区切りについては「,(カンマ)」を使いますのでその点については忘れないようにしてください。

今回のケースだと、図のように「男,女」と入力して、OKボタンをクリックします。

プルダウンリストの完成

そうすると、この図のようにプルダウンリストを適用させたいセルの右側に「▼」マークが出てきます。

この▼マークをクリックすると、元の値で入力した項目が表示されますので、
こちらをクリックすれば選択したセルにデータが入力されることになります。

プルダウンリストの性別欄の完成図

そしてこちらが性別欄の完成図となっています。

入力規則以外のデータを入力

そして、上図のように元の値で入力した項目以外を手動で入力しようとしても、
エラーが発生しますので、入力することが出来ないという仕様になります。

項目数が多くなる場合の便利な方法

ここまでで、性別の欄については完了しましたが、職業の欄では冒頭の画像のように多くの項目があります。

このように、多くの項目がある場合は、入力規則を設定する際の元の値の入力でミスをしてしまうというケースも多いです。

そのため、こちらでは項目数が多くなる場合に便利な方法について紹介していきます。

新しいシートを表示

まずは項目を管理するために新しいシートを用意します。

管理したいデータと同じシートで表記しても構わないのですが、
誰が見ても分かりやすいように管理するには項目のシートと集計データのシートを分けたほうが効果的です。

表記させたい項目を入力

そしてこのように、プルダウンリストに表示させたい項目を新しいシートに入力します。

そしてプルダウンリストを適用させたいセルがあるシートに戻って、上記と同じように適用させたいセルを全て選択して、
データの入力規則を表示させます。

多項目の場合のデータの入力規則を表示

上記と異なるポイントというのは、ここからになっていて性別の欄では、元の値に「男,女」と入力しました。

今回も「経営者,営業,学生……」というように記入しても問題ないのですが、
元の値を入力する際に、下図のようにすると一度で入力が完了します。

多項目で表記させたい項目のシートをクリック

まずは入力させたい項目を記入したシートをクリックします。

同じシート内で項目を記入した場合は、こちらのステップを省略してください。

入力させたい項目を選択

次に入力させたい項目を選択します。

そうすると、こちらの図のように、今回のケースだとB4からB11までのデータが入力されることになります。

この後はOKボタンをクリックすると、上記と同じように、プルダウンリストを選択させたいセルの横に▼マークが出ますので、性別の欄と同じように、全てのデータを規則に沿って入力することが出来ます。

多項目のリストを簡単に入力する完成図

このように、元の値で設定した項目のみを選択して、入力することが出来るようになりました。

ここまでがプルダウンリストの基本となっていて、肝心のプルダウンリストを連動させて、選択肢を絞るというのは応用編となります。

プルダウンリストを連動させて選択肢を絞る方法

プルダウンリストを連動させて選択肢を絞る方法の使い方に関しては、住所管理がオススメです。

もちろん、住所以外の様々なシーンで利用することが出来ますが、リストを連動させるというのは、
親データに対して子データがあるというような形式になりますので、住所のように東京都なら新宿区や中央区、神奈川県なら横浜市や茅ヶ崎市というように1つのデータで親子関係が成立するものが最適です。

プルダウンリストを連動させる基本図

こちらは今回作成するデータの基本図となっていて、都道府県名では「東京都・神奈川県・大阪府」の3つのデータ、市区名では「それぞれの都府県に連動する市区名」を表記することになります。

飲食店形式については、こちらで設定した5つの項目から選択するという仕様になっていますが、作成したい表に合わせて項目を設定してください。

表記させたい項目の全データ

まずはこのように表記させたい項目の全データを別のシートに記入します。

名前ボックスの変更

次に、各項目を1つのデータとして扱うための操作として、名前ボックスの名称を変更します。

上の画像では、都道府県名の「東京都・神奈川県・大阪府」の3つの項目を選択している状態で、シートの左上にある名前ボックスを「B4」から「都道府県名」に変更しています。

今回は項目を統括する名称と名前ボックスの名称を同じにしましたが、判断することが出来れば問題ありませんので、名前ボックスの名称については何でも構いません。

同じように、東京都や神奈川県も変更していきます。

注意するポイントとしては、プルダウンリストで連動させる際に、親となるデータについては名前ボックスの名称が何でも良いということになりますが、
子となるデータについては、親の項目で表示させたい名前を付けなければいけません。

名前ボックスの変更の確認

全ての項目の名前ボックスの変更が完了すれば、項目のリストが間違っていないのかということを確認するために、
「数式」のタブから「名前の管理」をクリックすると、上の図のように表示されます。

今回は、都道府県名と各都道府県の市区名を連動させる仕様なので、飲食店形式については名前ボックスを変更していません。

ここまでで下準備は完了となり、次からは実際のデータ表にプルダウンリストを連動させていきます。

都道府県名のデータの入力規則

まずはプルダウンリストの基本と同じように、プルダウンリストを適用させたいセルを選択して、「データ」→「データの入力規則」を開いて入力値の種類を「リスト」にします。

そうすると、リストとして表示させたい項目を元の値に記入することになりますが、今回は名前ボックスの変更をしていますので、「=都道府県名」と入力すれば、
「東京都・神奈川県・大阪府」の3つの項目を設定したのと同じことになります。

都道府県名の完成

このように、プルダウンリストで東京都・神奈川県・大阪府の項目を入力することが出来るようになりました。

肝心なのはここからとなっていて、それぞれの都府県に連動させて、各市区名をプルダウンリストで表示させなければいけません。

連動したプルダウンリストのデータの入力規則

次は、市区名の部分をプルダウンリストで表記させることになりますが、今回はプルダウンリストを適用させたい全てのセルではなく、先頭となるC3のセルのみを選択して、データの入力規則を表示させます。

そして前回と同じように、入力値の種類をリストにした後に、元の値を「INDIRECT(B3)」と入力します。

INDIRECT関数というのは、表示されているデータを文字列として認識するという関数になっていて、プルダウンリストや他の関数などによってセルの内容が異なる場合でも、表示されたセルの文字列を認識することが出来るようになります。

今回の場合だと、B3のデータがどこの都府県なのかということを認識して、参照した都府県(東京都・神奈川県・大阪府)となっている名前ボックスの項目をプルダウンリストで表記するという仕組みになります。

プルダウンリストの市区名を連動

このように、プルダウンリストで選択された都府県に応じて市区名のプルダウンリストが変化します。

ここで忘れてはいけないのが、今の操作ではC3のセルにB3のプルダウンリストを連動させたプルダウンリストを作成したというだけなので、これをC12のセルまで同じように操作をしなければいけません。

そのような場合には、下図のように、既にリスト化が完了しているセルの右下をドラッグしてC12までコピーすることによって、適用させたい全てのセルで連動したプルダウンリストの効果を適用することが出来ます。

市区名の完成

最後に、飲食店形式については、プルダウンリストの基本でも紹介したように、別枠でプルダウンリスト化することによって、完成となります。

連動したプルダウンリストの完成図

Excelのプルダウンリストを使う局面

今回は、プルダウンリストを連動させることによって選択肢を絞るということについて詳しく紹介してきましたが、今回紹介したやり方というのは一部分となっています。

実際にデータ表を作成してみると分かりやすいですが、作り方によっては手動で入力したほうが時間を掛けずにデータ表を作成できるというようなシーンも多いです。

また、全ての項目をプルダウンリスト化して連動させることでケアレスミスを防ぐことが出来ますが、逆に汎用性に欠けてしまうということも挙げられます。

そのため、このように連動させたプルダウンリストを作成する場合は、ケース・バイ・ケースで使い分けをすることを心掛けてください。

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