社会人の必須スキルとよべる、Word（ワード）・Excel（エクセル）・PowerPoint（パワポ）を使いこなせていますか？
社会人ともなると、務める企業によっては類似ソフトやアプリケーションの利用が必要になることがあります。
その中で、Excelとほぼ同じの「Googleスプレッドシート（以下スプレッドシート）」はご存知でしょうか？
スプレッドシートとは、“スプレッドシート” ＝ ”Web上のExcel”と考えてください。
スプレッドシートは非常に便利で、外出先で確認や複数人で共有・リアルタイム編集が可能と高機能のアプリケーションです。
この記事では、スプレッドシートを使いこなすための前準備として知っておくべき基礎知識をご紹介します。スプレッドシートを使ったことのない方、新社会人の方はぜひ参考にしてください。
さっそく、スプレッドシートで出来るおすすめ機能を紹介していきます。
スプレッドシートのおすすめ機能
スプレッドシートは、Webならではの使える機能が多くあります。
スプレッドシートを始めるうえで知っておくべき基本的な機能を紹介します。
- Excelをスプレッドシートで読み込む
- 複数人の同時編集
- 編集履歴を遡って復元
- Googleフォームと連携
- メール通知
- Webに公開して共有
- GoogleDriveで管理
データの互換性抜群！Excelをスプレッドシートとして読み込む
スプレッドシートが高機能とはいえ、昔からExcelをメインで使っていたこともあり、いきなりスプレッドシートに移行するなんて面倒！と考える方もいることでしょう。
まったく問題ありませんし、移行も面倒ではありません。
Excelをスプレッドシートにインポートするだけで完了です。
「ファイル」→「インポート」→「アップロード」するだけで完了です。
また、スプレッドシートからExcelも可能です。こちらも簡単、形式を変更してダウンロードするだけ。
スプレッドシートから別ファイルは、下記の形式まで対応しています。
- .xlsx
- .ods
- .html
- .csv
- .tsv
変更はリアルタイム！複数人で同時編集
Excelでも同時編集をすることは可能ですが、複雑な設定や表示ラグなどがあるため使っていない人も多いのではないでしょうか。
そんな時、スプレッドシートではシートを共有されている編集者は常に同時作業ができ、すぐに反映されます。
編集中のセルは編集出来ないようになるので、上書いてしまうこともありません。
カラーリングされているので対象者の行動がひと目で分かります。
万が一でも安心！編集履歴を遡って復元可能
「保存する前にファイルを閉じてしまった。。」
「保存するつもりが無いのに保存されていた。。」なんてこと良くありますよね！？
スプレッドシートでは入力が完了した際に自動保存されるため、保存忘れが起きません。
また、意図しない保存がされてしまった際も、過去の保存履歴から復元することが出来るため、気軽に編集作業ができます。
過去の履歴は変更点がカラーリングされたプレビューで見ることが出来るので、安心して復元することが出来ます。
過去の履歴には名前を付けることも可能なので、使用頻度が多いときにはオススメです。
メニュー横にリンクがあるのでクリックすると履歴が表示されます。
または、キーボードの「ctl」+「Alt」+「Sift」+「H」でも表示されます。
Googleフォームと連携
同じGoogleの機能でフォームが作成できます。
そのフォームと連動することで、入力結果がスプレッドシートに書き込まれる様にすることが出来ます。
「ツール」→「フォームを作成」の2クリックで完成です。
フォームと、フォームから送信された結果はこんな感じです。
フォームの作成も簡単です！
書き込まれた瞬間から共有者が内容を確認できるので、スピード感がグッと上がります。
フォームの作成も簡単なのでアンケートや、報告書などにオススメです。
メール通知
特定のタイミングで通知することが出来ます。
通知タイミング
- 変更が入ったとき
- ユーザーがフォームを送信したとき
通知方法
- メール 1日1回
- メール その都度
フォームとの連携ができるので、アンケートなどでお礼メールを送る際にとても便利です。
また、通知ルールは各個人毎に設定できるので、通知がうるさくなることを避ける事もできます。
「ツール」→「通知ルール」から表示できます。
Webに公開して共有
不特定多数の人にシートを閲覧してほしい場合にウェブサイトとして公開することが出来ます。
「ファイル」→「ウェブに公開」→「公開」の３クリックでとても簡単。
緊急で配布資料が必要になった時、顧客先に持っていく資料が間に合わないそんな時は、URLをメールで送っておけばいいので超絶便利です！
但し、ウェブサイトにすることで誰でも閲覧出来てしまうので、機密情報には気をつけてください。
GoogleDriveで管理
GoogleDriveはGoogleが提供するクラウドストレージサービスです。
スプレッドシートなどのGoogleが提供するファイル類を全てGoogleDrive上で管理することが出来ます。
PCが変わってしまいローカルファイルが消失。。なんてことは起きませんし、いつでもどの端末からでもGoogleにログイン出来る環境であれば編集可能です。
Googleスプレッドシートは、ぜひ利用していただきたい優れもの
今回スプレッドシートの便利機能についてご紹介しましたが、ご紹介した以外の機能も痒いところに手が届くものばかりです。
GAS(Google Apps Script)というJavascriptを元に作られている言語でカスタマイズをすれば、API連携をしたり、任意のタイミングでメールを送ったり出来ることの幅が更に広がります。
Javascriptが出来る人であれば直ぐに追加出来るのが凄くありがたいですね！
Googleの他アプリと連携など、可能性は無限大です。
今後もGoogleスプレッドシートについて更に深く掘り下げていけたらいいなと思います。