退職者によるデータ持ち出しが発生した時の防止策と調査方法を徹底解説

退職者にデータを持ち出された場合、顧客情報や企業独自のノウハウなどの機密情報が流出し、最悪の場合倒産してしまう可能性があります。退職者のデータ持ち出しの事実がないか調査したい場合には、専門業者に調査を依頼しましょう。
  • 2022年11月11日
  • by.bitdds

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近年、退職者によるPCなどのデータの持ち出しトラブルが急増しています。

退職者にデータを持ち出された場合、顧客情報や企業独自のノウハウなどの機密情報の流出になり、競合他社に顧客を流されたり、情報漏洩で名誉棄損や損害賠償が発生する可能性があります。

トラブルを防止するためにも、退職者のPCからデータの持ち出しの事実がないかを調査することが重要です。

この記事では、退職者がデータを持ち出すデータの種類、理由から持ち出された際に起きるリスク、調査方法まで紹介していきます。

こんな方におすすめ
  • 退職者がデータを持ち出す理由を知りたい
  • 持ち出された際の対処方法を知りたい
  • おすすめの専門業者を知りたい
退職者によるデータ持ち出し
  • データ持ち出しが発覚した際はすぐに調査する
  • 個人での調査より専門業者への依頼が確実
  • おすすめの専門業者はデジタルデータフォレンジック
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退職者が持ち出すデータの種類

データ持ち出し

退職者が持ち出すデータの種類としては次のようなものが挙げられます。

退職者が持ち出すデータの種類
  • 顧客情報
  • 取引価格や取引先に関する情報
  • 業務マニュアル・製造ノウハウ
  • 経営状況の情報・会計利益情報

このように、企業にとって資産ともなりうる重要なデータを利用するために、情報の持ち出しが発生します。

退職者がデータを持ち出す理由

退職者がデータを持ち出す理由として、以下の4つが挙げられます。

退職者がデータを持ち出す理由
  • 転職を有利にするため
  • 起業の経営を安定させるため
  • 情報の売買を行うため
  • 会社に恨みや不満を抱いていたため

転職を有利にするため

業務ノウハウや顧客情報などの社外秘の情報を持ち出すと、転職が有利になるケースがあります。

持ち出した顧客情報で自分で顧客を獲得するなど、転職先で働く際に多くのメリットがあるためです。

そのため、退職者が競合他社へ転職した場合は特に大きな打撃となってしまうことがあります。

技術や顧客を奪われることで経営難に陥り、最悪の場合倒産してしまう可能性もあるので、機密情報の取り扱いには注意しましょう。

起業の経営を安定させるため

会社を辞めて企業を考えている退職者が、起業後の経営を安定させるためにデータを持ち出すケースです。

起業してすぐに新規顧客を獲得することは困難ですが、退職前に顧客情報を入手しておけば少なくとも完全に新規の顧客よりは繋がりを持ちやすくなります。

データの売買を行うため

退職者が機密情報の売買による現金化を目的としてデータを持ち出すケースです。

インターネット上には、通常の検索方法ではアクセスできないダークウェブと呼ばれる空間があり、顧客や会社の情報などが取引されています。

この場合、持ち出されたデータが第三者に悪用されてしまう可能性があるため、データの売買が疑われる際はすぐに専門業者に調査を依頼しましょう。

会社に恨みや不満を抱いていたため

会社への恨みや不満から退職者がデータを持ち出すケースがあります。

また顧客情報などのデータの持ち出しだけでなく嫌がらせとして会社内の盗聴や、ネットへの誹謗中傷の書き込みを行うこともあります。

退職者によるデータ持ち出しを防止するためにも、職場内の人間関係トラブルには注意しておきましょう。

退職者にデータを持ち出された場合のリスク

退職者により社内のデータが持ち出された場合、企業側には以下のようなリスクがあります。

退職者にデータを持ち出された場合のリスク
  • 損害賠償を請求される
  • ノウハウ流出による競争力の低下
  • 顧客の流出
  • 刑事罰
  • 企業の信頼の失墜

損害賠償を請求される

退職者に企業が管理している個人情報や秘密情報が持ち出されることで、損害賠償責任を追及されるリスクがあります。

企業が情報漏洩を発生させた場合、顧客に対する賠償金額は1人あたり5,000円~10,000円、合計で数千万円以上となってしまいます。

大量の個人情報を流出させてしまったような場合には、億単位の莫大な損害賠償責任を負う可能性があるので注意しましょう。

ノウハウ流出による競争力の低下

企業が保有する独自の企業ノウハウや技術を持ち出された場合、競合他社に利用され、市場における競争力が低下する恐れがあります。

ノウハウの漏洩は企業の経営に致命的なダメージ与える可能性があるため、特に中小企業は特許権の取得など技術を守るための措置を検討しましょう。

顧客情報の流出

退職者に顧客情報を持ち出された場合、自社の既存顧客が競合他社から営業活動を受け、顧客の流出が起きる可能性があります。

重要なデータを流用されるだけではなく、最悪の場合、競合他社の台頭による売上低下社会的信用の損失といった企業の利益に大きく影響を及ぼすことも考えられます。

刑事罰

退職者にデータを持ち出された場合、損害賠償だけでなく刑事罰に問われるリスクも存在します。

2017年に施行された改正個人情報保護法により、退職者が抜き出した情報によって個人情報漏洩が発生すると、個人情報を取り扱うすべての事業者は1年以下の懲役または50万円以下の罰金を課される可能性があります。

法人である企業に対しても適用されるものであり、年々罰則が厳しくなっているので注意しましょう。

企業の信頼の失墜

顧客情報やその他の機密情報が流出した場合、ネットニューステレビなどで大々的に報道され、企業の信頼が失墜してしまう恐れがあります。

セキュリティ対策が行われていないと認識され、世間からの企業イメージが低下するだけでなく、長期的な顧客離れが起こる可能性もあるので注意が必要です。

退職者により社内のデータが持ち出された場合は放置せず、退職者のPCに情報を持ち出した痕跡がないか専門業者に調査を依頼しましょう。

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退職者によるデータ持ち出しの防止策

退職者によるデータ持ち出しの防止策を紹介していきます。

退職者によるデータ持ち出しの防止策
  • 機密データを物理的・技術的に保護する
  • 心理的な抑止をする
  • 従業員の認識を向上させる

機密データを物理的・技術的に保護する

従業員が社内の機密情報に接触したり、持ち出したりすることを直接的に制限することにより、情報の持ち出しを防止する方法です。

具体的には、以下のような方法があります。

機密データの物理的・技術的な保護方法
  • 機密情報を特定の棚や倉庫にまとめて保管して施錠する
  • ノートパソコンやUSBメモリを社外に持ち出すことを禁止する
  • 個人のスマートフォンやUSBメモリを社内に持ち込むことを禁止する
  • テレワーク時に私物のパソコンではなくセキュリティ対策を十分に施した会社のパソコンのみを使用させる
  • 機密情報を一括ダウンロードできないようにシステムを設定する

企業にとって大切な機密情報を守るためにも、簡単にできる防止策はすぐに取り入れましょう。

心理的な抑止をする

従業員に機密情報を持ち出そうという心理を抱かせないようにする方法です。

具体的には、以下のような方法があります。

機密データの心理的な保護方法
  • 機密情報が保管されている棚や倉庫の近くに録画機能付きの防犯カメラを設置する
  • 機密情報の保管場所やサーバールーム等への入退室を記録する
  • 機密情報を管理者や他の従業員から見えやすい場所に保管する
  • 機密情報にアクセスしたり、ファイルなどをダウンロードしたりした者の履歴(ログ)が残るようにする
  • 従業員に対して情報セキュリティの研修を行い、情報漏洩事故の事例を説明する

機密情報を扱う際に、決定的な証拠が残るように工夫をすれば心理的な抑止が可能です。

従業員の認識を向上させる

従業員の認識を向上させ、退職者によるデータ持ち出しを防止する方法です。

具体的には、以下のような方法があります。

従業員の認識を向上させる方法
  • 入社時に秘密保持誓約書を提出させ、退職後にデータ持ち出しをしないことを約束させる
  • 競業避止義務契約を締結し、競合他社への手土産転職を防ぐ
  • 就業規則に情報の持ち出しの禁止し、懲戒解雇事由に該当することを明記する

また、秘密保持誓約書は入社時だけでなく、退職時にも書かせることも検討しましょう。

退職者によるデータの持ち出しが起きた際の対処法

退職者によるデータの持ち出しが起きた際の対処法は以下の2つです。

退職者によるデータの持ち出しが起きた際の対処法
  • 内容証明郵便による警告を行う
  • フォレンジック調査会社に相談・依頼する

内容証明郵便による警告を行う

退職者によるデータ持ち出しが発覚した際に企業がまずとるべき対応は、データを持ち出した退職者に内容証明郵便で警告を送ることです。

企業の機密情報を持ち出すことは重大な犯罪であるため、刑事告訴や損害賠償請求等の手段を検討できますが、自社の被害を最小限に抑えるためには不正に持ち出された情報の転用を防ぐことが優先です。

そのためにまずは、データを持ち出した本人に内容証明郵便で警告を送りましょう。

フォレンジック調査会社に相談・依頼する

退職者によるデータ持ち出しが発覚した場合、法的手段を取るためには退職者による情報漏洩や盗用の有無が立証できる証拠を集めなければいけません。

この場合、自社での調査のみで確実な証拠を集めることはできません。

退職者によるデータ持ち出しの調査を行う場合、パソコンやスマートフォンなどのデジタル機器の使用履歴から、データ持ち出しの証拠を調べるフォレンジック調査が効果的です。

確実に被害の拡大を抑え、証拠を集めるためにも専門業者への相談・依頼を検討しましょう。

おすすめのデジタル専門業者

退職者によるデータ持ち出しが発覚し、フォレンジックで調査を行いたい場合、どのような基準で業者を選べばいいのでしょうか?

今回はおすすめのフォレンジック調査会社としてデジタルデータフォレンジックを紹介します。

デジタルデータフォレンジック

ここで、デジタル遺品からのデータ取り出し、不正アクセスやハッキング調査ができる、編集部おすすめの業者の特徴やサービス内容について解説していきます。

デジタル遺品の整理などが気になる方はぜひチェックしてみてください。

DDFbitWave

デジタルデータフォレンジックは、国内売上NO.1のデータの復旧業者が提供しているフォレンジックサービスです。

マルウェア・ランサムウェア感染調査、サイバー攻撃被害調査、退職者調査、労働問題調査、社内不正調査、パスワード解除、ハッキング・不正アクセス調査、データ復元、デジタル遺品、離婚問題など、幅広く調査をおこなっているため、フォレンジックサービスを行っている業者の中でもおすすめできる業者です。

調査専門のエンジニアとは別に、相談窓口としてフォレンジック調査専門アドバイザーが在籍しているため、初めて調査を依頼する方でも安心して相談することができます。

また、警視庁からの捜査依頼実績も多数あることから、実績面においても信頼ができる業者であるといえます。

さらに、「Pマーク」「ISO27001」を取得しているため、セキュリティ面でも信頼がおけます。

デジタルデータフォレンジックのおすすめポイント
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退職者によるデータ持ち出しの対処は専門業者に調査依頼

退職者によるデータ持ち出しについて、データの種類、持ち出す理由から、持ち出された際に起きるリスク、調査方法を紹介しました。

機密情報の漏洩などのトラブルを未然に防ぐためにも、適切な防止策をとりましょう。

また、退職者のPCなどからデータの持ち出しの履歴がないかを調査することは情報持ち出し対策として必須といえるでしょう。

より詳しい調査をしたい場合には、専門業者に調査を依頼するようにしましょう。

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